Zásady zpracování osobních údajů

Kdo údaje zpracovává

Správcem je AVE Soft s.r.o., IČ 25378392, se sídlem Dostálova 882/63, 713 00 Ostrava. Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě.

Napsat nám můžete na podpora@avesoft.cz, na adresu sídla, nebo do datové schránky acapvxe. Pověřence pro ochranu osobních údajů jmenovaného nemáme — zákon nám to neukládá.

Tyhle zásady platí pro webinar.avesoft.cz. Informační systémy Evolio, Taxlio a DatiQ mají vlastní zásady a jiný režim: tam nakládáme s daty vašich klientů jako zpracovatel, tady jsme správcem svých vlastních.

Registrace na webinář

Ve formuláři po vás chceme jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Organizaci můžete vyplnit, ale nemusíte. Nic dalšího se neptáme — telefon, adresu ani fakturační údaje nesbíráme, protože webináře jsou zdarma.

Tyhle údaje potřebujeme, abychom vám mohli poslat potvrzení s pozvánkou do kalendáře, připomenout se tři dny předem a hodinu před začátkem a po webináři poslat odkaz na záznam. Právním základem je plnění smlouvy — přihlášením si u nás objednáváte službu, i když je bezplatná (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).

Bez e-mailu registraci provést nejde: je to jediná cesta, jak vám poslat odkaz na vysílání.

Co k registraci vznikne samo

Kromě toho, co vyplníte, si systém ukládá ještě tohle. Nechceme, aby to bylo překvapením:

• Dva náhodné klíče — jeden pro odkaz „spravovat registraci“, druhý pro tlačítko „vstoupit do webináře“ ve vašem e-mailu. Nahrazují heslo: díky nim u nás nemusíte mít účet.
• Čas, kdy jste na vysílání klikli — jediný údaj o tom, jestli vás webinář zajímal. YouTube nám o konkrétním registrovaném nic neřekne, takže se ptáme vlastního odkazu. Zaznamená se první proklik, nic víc; nesledujeme, jak dlouho jste se dívali. Právním základem je náš oprávněný zájem vědět, jestli má smysl další díl pořádat (čl. 6 odst. 1 písm. f).
• Záznam o každém odeslaném e-mailu — kdy odešel, jakého byl typu a jak dopadl. Díky němu vám na dotaz „nic mi nepřišlo“ umíme odpovědět a zároveň se stejný e-mail nikdy neodešle dvakrát.
• Co se se zprávou stalo u vašeho poskytovatele pošty — jestli ji server přijal, odmítl, nebo jste ji označili za nevyžádanou. Hlásí nám to Resend. Nesledujeme, jestli jste e-mail otevřeli ani na co jste v něm klikli — tyhle údaje Resend nabízí, ale my je nepřijímáme a nikam se nezapisují.

Pozvánky na další webináře

U registrace je nepovinné zaškrtávátko s tímhle zněním:

Chci dostávat pozvánky na další webináře a novinky k produktu. Souhlas mohu kdykoli odvolat odkazem v patičce každého e-mailu.

Je nepovinné doopravdy — registrace na webinář platí i bez něj a potvrzení i připomínky vám přijdou tak jako tak. Právním základem je souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a).

Odvolat ho můžete kdykoli: odkazem v patičce každého e-mailu, nebo na stránce své registrace. Odvolání platí do budoucna a nemá vliv na to, že jsme pozvánky posílali do té doby oprávněně.

Upozornění na nové termíny

Na úvodní stránce si můžete nechat hlídat, kdy vypíšeme nový termín. K tomu nám stačí e-mailová adresa a výběr produktů. Znění souhlasu:

Chci dostávat upozornění, jakmile vypíšeme nový termín webináře u vybraných produktů. Souhlas mohu kdykoli odvolat odkazem v patičce každého e-mailu.

Vedeme to odděleně od registrací schválně — je to jiný souhlas s jiným životním cyklem. Odhlásit se dá jedním kliknutím z každého e-mailu, bez přihlašování a bez vysvětlování.

Adresy, na které už neposíláme

Když se e-mail odrazí jako trvale nedoručitelný nebo ho někdo označí za nevyžádaný, zapíšeme si adresu na seznam blokovaných a dál na ni neposíláme. Je to v našem i vašem zájmu a zároveň to po nás chtějí poskytovatelé pošty. Hlásí nám to Resend automaticky, nerozhoduje o tom člověk.

Dočasná potíž adresu nezablokuje. Plná schránka ani výpadek serveru na seznam nevedou — blokujeme jen při trvalém odmítnutí, protože zápis se nemaže sám a přišli byste o všechny další e-maily. Záznam držíme, dokud trvá důvod: kdybychom ho smazali, začali bychom vám psát znovu. Když se na seznam dostanete omylem, napište nám a odstraníme vás z něj.

Jak dlouho si údaje necháváme

Tříletá lhůta odpovídá době, po kterou se může objevit spor z poskytnuté služby. Po jejím uplynutí se údaje smažou. Nedělá to člověk, ale automatická úloha — na výmaz se tak nedá zapomenout.

Odhlášený odběr ještě tři roky držíme schválně: kdybychom záznam smazali hned, neměli bychom čím doložit, že jsme vám psát přestali oprávněně.

Komu se údaje dostanou

Nikomu je neprodáváme a nepředáváme je pro cizí marketing. Dostanou se jen ke dvěma dodavatelům, bez kterých by web nefungoval:

• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — odesílá všechny e-maily. Vidí adresu příjemce, jméno a obsah zprávy. Předání do USA je podložené standardními smluvními doložkami Evropské komise, které jsou součástí jejich smlouvy o zpracování (čl. 46 GDPR).
• Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irsko) — na něm běží samotná aplikace i databáze, a to v regionu Frankfurt nad Mohanem. Údaje tedy leží v Německu, uvnitř Evropské unie.

Kromě toho můžeme údaje předat státním orgánům, pokud nám to uloží zákon. To je ale výjimečný případ, ne běžný provoz.

Cookies a co se načítá odjinud

Veřejná část webu neukládá do vašeho prohlížeče žádné cookies. Žádnou analytiku nepoužíváme, nic neměříme a nikdo vás přes nás nesleduje — proto tu nenajdete ani lištu se souhlasem. Není s čím souhlasit.

Dvě technické cookies vzniknou jedině v administraci, kam se dostane jen naše obsluha po přihlášení. Slouží k zabezpečení přihlášení a běžný návštěvník je nikdy nedostane.

Dvě věci se ale načítají z jiných serverů a je fér to říct:

• Obrázky v hlavičkách webinářů jsou uložené na web.evolio.cz, což je také náš web. Váš prohlížeč si je odtud stáhne, takže se o vaší návštěvě dozví tamní server — vidí IP adresu a typ prohlížeče, stejně jako u každé jiné stránky.
• YouTube se nenačte sám od sebe. Na živé vysílání vede obyčejný odkaz a záznam se pustí až tehdy, když na něj kliknete; do té doby na Google neodejde jediný požadavek. Když přehrávač spustíte, platí pro vás zásady ochrany soukromí společnosti Google.

Co neděláme

• Nesledujeme vaše chování na webu a nevytváříme profily.
• Nerozhodujeme o vás automatizovaně, včetně profilování.
• Nesbíráme zvláštní kategorie údajů — zdraví, názory, nic takového.
• Nepředáváme vaše údaje dalším firmám pro jejich vlastní marketing.

Jaká máte práva

Vůči nám máte práva, která vám dává GDPR. Uplatníte je e-mailem na podpora@avesoft.cz — stačí napsat, o co jde. Odpovíme do jednoho měsíce.

• Vědět, co o vás máme — a dostat kopii těch údajů.
• Nechat si je opravit, pokud nesedí nebo jsou neúplné.
• Nechat je smazat, pokud už je nepotřebujeme, nebo jste odvolali souhlas a nic jiného nás k jejich držení neopravňuje.
• Omezit zpracování na dobu, než vyřešíme nějakou spornou otázku.
• Vznést námitku proti zpracování, které stojí na našem oprávněném zájmu. Proti pozvánkám na další webináře můžete namítat vždy a hned přestaneme.
• Vzít si údaje s sebou ve strojově čitelné podobě, případně je nechat poslat jinam.
• Odvolat souhlas, a to stejně snadno, jako jste ho dali — jedním kliknutím z e-mailu.

Pokud máte pocit, že s vašimi údaji nakládáme špatně, ozvěte se nám nejdřív přímo. Máte ale i právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Změny

Když se změní to, co se systémem děláme, změníme i tenhle text a upravíme datum účinnosti nahoře. U podstatných změn dáme vědět e-mailem těm, kterých se to týká.